Jika ada acara-acara resmi yang menggunakan protokoler di Kota Bekasi, maka bagian Tata Usaha di Sekretariat Daerah lah yang biasa mengaturnya. Bapak Widytiawarman dan Bapak Risdian adalah tim yang bertugas di sana untuk mengatur protokoler acara.
Menurut Bapak Widytiawarman, protokoler bisa berupa protokoler pribadi atau protokoler kedinasan. Misalnya dari cara menerima tamu, pengarahan tempat duduk, pengaturan pengambilan foto, dan lainnya.
Pemerintah Kota Bekasi seringkali mendapatkan kunjungan resmi kenegaraan atau inspeksi mendadak (sidak). Seperti beberapa waktu lalu, Wapres Boediono melakukan kunjungan ke SMA 1 Bantar Gebang, atau Presiden RI, Susilo Bambang Yudhoyono, yang mengadakan sidak di stasiun Bekasi. Biasanya, jika kunjungan yang dilakukan presiden atau wakil presiden, Pemkot hanya bersifat membantu. Karena protokolernya sudah dipersiapkan oleh Pasukan Pengaman Presiden. Pemkot biasanya menyiapkan jamuan makan untuk presiden atau wakil presiden.
Sebelum berlangsungnya acara, biasanya akan diadakan rapat terlebih dahulu. Rapat membahas tentang rundown atau susunan acara yang akan berlangsung. Hal-hal yang dibicarakan diantaranya, siapa saja yang akan datang, jam berapa undangan-undangan tersebut akan datang, dan jalur khusus yang disiapkan untuk kedatangan undangan. Selain itu, dalam rapat juga harus ditentukan siapa saja yang menjadi panitia, atau jika diadakan upacara siapa saja yang menjadi petugas upacara, dan berapa lama durasi acara.
Jika acara yang diadakan adalah upacara resmi, rapat di atas akan menghasilkan Formulir A yang berisi tentang keterangan waktu pelaksanaan acara, siapa saja yang menjadi petugas upacara dan yang menghadiri upacara tersebut, personil upacara lainnya, pakaian yang dikenakan petugas dan hadirin, serta perlengkapan yang dibutuhkan, dan urutan acara. Ada juga Formulir B yang berisi tentang susunan lengkap acara.
Apabila acara diadakan oleh Pemkot Bekasi, maka yang memegang protokoler adalah Pemkot Bekasi. Apabila acara diadakan oleh pemerintah Provinsi, maka protokoler dipegang oleh Pemerintah Provinsi Jawa Barat. Apabila acara diadakan oleh Kementrian, maka protokoler dipegang oleh kementrian tersebut.
Praktek keprotokolan tak lepas dari keamanan, oleh karena itu Pemkot harus bekerja sama dengan Kepolisian untuk membuat jalur perjalanan undangan menjadi aman dan nyaman. Misalnya, dalam acara dimana presiden hadir, pasti ada Range 1, Range 2, dan Range 3, dimana setiap wilayah akan berbeda protokolnya. Range 1 dijaga oleh Kepolisian, range 2 dijaga oleh TNI, dan range 3 dijaga oleh Paspanpres.
Undangan-undangan dalam sebuah acara juga harus diatur tempat duduknya berdasarkan jabatan dan kedudukan. Panitia harus mengarahkan sejak kedatangan undangan melalui pintu mana, sampai mengarahkan dimana tempat duduk untuk undangan yang telah disediakan. Di kota Bekasi, peraturan letak duduk undangan telah diatur dalam UU No.9 Tahun 2010.
Kendala yang dihadapi dalam pengaturan tempat duduk biasanya ada orang lain yang salah menempati kursinya. Misalnya, ada seorang mantan pejabat yang main duduk saja di bangku depan, padahal kursi itu ditujukan untuk pejabat lain. Maka disinilah panitia bertugas untuk memindahkannya. Kata-kata yang digunakan untuk meminta orang tersebut untuk pindah juga harus halus, misalnya “Pak, maaf tempat duduk Bapak sudah kami siapkan di sana.”.
Dalam suatu acara, ada yang disebut moderator, MC, dan stage person. Moderator adalah orang yang mendampingi pembicara. Misalnya dalam seminar, moderator bertugas membuka sesi seminar, memperkenalkan pembicara, dan menyimpulkan hasil seminar. MC atau pembawa acara hanya bertugas untuk membawakan jalannya acara. Tanpa harus menyimpulkan hasil seminar dengan panjang lebar. Sedangkan stage manager atau protokol berfungsi untuk mengontrol durasi acara, serta mempersiapkan orang-orang yang akan tampil agar telah siap di belakang panggung.
Acara harus terlihat se-sempurna mungkin. Jika salah sedikit, maka acara akan dipandang rusak oleh semua orang. Latihan dan persiapan matang sangat dibutuhkan dalam setiap acara. Banyak hal-hal teknis yang harus diperhatikan saat pelaksanaan protokoler.
Kehadiran undangan penting harus selalu dikonfirmasi oleh panitia. Misalnya sebuah acara mengundang Bapak Gubernur, maka harus dikonfirmasi jam berapa beliau akan datang. Jika beliau datang jam 09.00, maka seluruh hadirin dipastikan untuk datang sebelum pukul 09.00. Jangan sampai ketika tamu penting sudah datang, namun hadirin yang lain belum datang.
Setiap rundown acara harus ketat waktu pelaksanaannya. Hal ini ditujukan agar acara berlangsung efektif dan menghindari kebosanan hadirin. Misalnya pelaksanaan sambutan cukup berdurasi yang singkat (5 menit per sambutan), dan dibatasi siapa saja yang memberikan sambutan. Dalam hal ini stage manager bertugas untuk mengontrol sepenuhnya, membatasi waktu, dan membatasi siapa saja yang maju memberikan sambutan. Begitu juga dengan acara lainnya, sampai akhir.
Penyebutan nama juga menjadi perhatian penting dalam praktek protokoler. Salah penyebutan nama atau gelar, akan fatal jadinya. Oleh karena itu, pembawa acara diharuskan untuk melakukan konfirmasi nama sebelum memulai acara.
